Boldogság hatékonyság nélkül? | ÍZELÍTŐ
Céltudatos emberként élhetünk-e boldogan, megelégedetten anélkül, hogy hatékonynak, produktívnak érezzük magunkat?
A provokatív bevezető megválaszolása helyett inkább kerüljük meg a témát és közelítsük meg a stressz oldaláról. Főként azért, mert sokunk életébe olyannyira „beette” magát, hogy észre sem vesszük a jelenlétét, viszont lelassítani már nem tudunk, folyamatos feszültségben élünk. Az évezredünk nagy paradoxona, hogy az életminőségünk ugyan javul, de vele párhuzamosan pedig nő a stressz-szintünk, mivel folyamatosan túlvállaljuk magunkat. Az agyunk számára viszont nem az a legfőbb stresszforrás, hogy sok a megoldandó feladat, hanem hogy azt várjuk el tőle, hogy minden teendőnket „észben tartsa”.
Pedig erre semmi szükségünk sincs, a feladatainkat akkor is el tudjuk látni, ha az agyunk nem áll készen minden részlettel és információval a nap bármelyik percében (főként hajnali 2-kor nem, ismerős ugye?), hanem azok megfelelően rendszerezve vannak. Erre taníthat meg bennünket David Allen könyve, a Hatékonyságnövelés stresszmentesen, valamint arra, hogy miként váljunk hatékonnyá és produktívvá – úgy, hogy végezzük el a feladatainkat. Ha most felvontad a szemöldöködet, akkor bizony jogosan tetted, mert ez így eléggé kusza, pedig amerikai druszám pontosan azt állítja, hogy azért élünk állandó stresszben, mert nem végzünk a feladatainkkal. Ennek pedig van ördögi kör értelmezése is, miszerint azért nem végzünk a feladatainkkal, azért nem vagyunk hatékonyak, mert stresszesek, dekoncentráltak vagyunk. A szerző segít számunkra kialakítani egy olyan személyre szabott rendszert, mely aztán segít kordában tartani minden olyan feladatot, információt, megoldandó problémát, amit az agyunk nem kell tovább „észben” tartson. Többé a feladataink sem fognak elveszni, nem is fog miattuk az agyunk állandó „rettegésben” tartani minket, hanem a dolgainkat elintézzük (angolul Getting Things Done – GTD módszer). A következő lapszámokban röviden megnézzük a GTD módszer öt pillérét, melyek mentén mindenki felépítheti a saját kis „boldogság-generátorát”. Megnézzük, hogyan járul hozzá a hatékonyságunkhoz például az, hogy a 2 percnél rövidebb feladatokat nem halasztjuk el, nem is tesszük félre őket, hanem lehetőleg azonnal elvégezzük (javaslom, próbáld ki te is holnap). További kedvcsinálóként pedig ajánlom figyelmedbe Bacsó Benjámin, a BTESZ missziós igazgatójának beszélgetését Hamar Domonkossal, a GTD módszer magyarországi képviselőjével – btesz.hu/hatekonysag
(Ha pedig annyira aktuális a téma, hogy rögtön elkezdenéd, a könyvet a Libriben is megtalálod!)
Boldogság és hatékonyság 1. | RÖGZÍTÉS
Számold meg, hány teendő, elvégzendő feladat és ötlet kattogott ma a fejedben! Aztán pedig tedd fel magadnak a kérdést, hogy hány jó ötletedre fogsz holnap is pontosan emlékezni, valamint hány tennivalóval készültél el ezek közül. (Sőt, a legjobb, ha le is teszteled!)
Tudom, nem hálás ilyen nehéz feladattal indítani, de nem titkolom, hogy szeretném átütni az ingerküszöbödet, hogy az előző lapszámban megjelent kedvcsinálót követően most gyakorlati módon is belevágj a saját GTD rendszered felépítésébe. Ezzel pedig elindulj az „elvégzett feladatok boldogságteljes útján”. (Több ilyen szófordulat nem lesz, ígérem!)
A bemelegítő cikkben írtam arról, hogy David Allen GTD módszere a végtelen stressz ellenszerévé válhat azáltal, hogy olyan biztos pont lehet az életünkben, mely felkészít minket a folyamatos változásra. A mai lapszámmal kezdődően pedig a GTD módszer öt lépését fogjuk közösen (nagy vonalakban) megnézni: rögzítés, tisztázás, rendszerezés, reflektálás, cselekvés.
Miért érdemes rögzíteni?
… a feladatainkat, tennivalóinkat, ötleteinket. Azért, mert agyunk kiemelkedő kapacitással rendelkezik ugyan, de leköthetjük azt feladatlisták tételes memorizálásával is, ahelyett, hogy hagynánk, hogy új gondolatokat generáljon. Mindez röviden: ha felírjuk a tennivalóinkat, több hely marad más (értékes) gondolat számára.
A rögzítés tehát azt jelenti, hogy felírunk minden „elvarratlan szálat” egy tárolóba, egy gyűjtőkosárba, ahonnan aztán könnyedén fel tudjuk azokat dolgozni. De mégis miket írjunk fel? Mindent, amiben megjelenik a „kellene”, „szükséges”, sőt, még a „jó lenne” szavak is.
Lehet a gyűjtőkosarunk papíralapú jegyzetelő eszköz, irattartó, vagy éppen levelező programunk, vagy más telefonos/számítógépes jegyzetelő alkalmazás stb.
Mai fontos és ne feledd listánk:
- mindig „kéznél” legyen, amit gyűjtőkosárnak használunk
- minél kevesebb, lehetőleg egy helyre rögzítsük a dolgainkat – jó duettet alkothat például a határidőnapló (a dátumhoz kötődő feladatoknak) és jegyzetkönyv kombinációja
- rendszeresen ürítsük a kosarat (ez nem feltétlen azt jelenti, hogy mindent el is végzünk, hanem hogy döntést hozzunk a közvetkező lépés kapcsán)
Én például a jegyzetelés digitális formáját preferálom, ezért olyan rögzítő eszközt választottam, ami mindig nálam van: a telefonom. A rendszert pedig (Trello), amiben mindezt vezetem, ugyanúgy elérem számítógépről is, otthon és a munkahelyemen is (mert minden teendőmet itt vezetem).
A következő lépésünk azt eldönteni, hogy mivel is érdemes valóban foglalkozni a felírt dolgok közül. Legközelebb már az egész rendszert egészében is megnézzük egy hasznos ábra segítségével, de javaslom, hogy kezdd el már most gyűjteni a magazin lapszámait, hogy egyben is át tudd majd olvasni őket.
Boldogság és hatékonyság 2. | TISZTÁZÁS
Immár úgy gondolom, nyugodtan hátradőlhetek a székemben – akik számára érdekes a téma, azokat az előző két cikkel sikerült meggyőznöm David Allen hatékonyságnövelő módszerének hatásosságáról. Akik pedig itt vannak, azok számára van egy jó hírem: elérkeztünk a történet igazán izgalmas részéhez, innen már komoly pozitív hatásokat fog a módszer gyakorolni az életünkre.
Az előző lapszámban megvizsgáltuk, miért annyira fontos a hatékony feladat- és adatrögzítés, milyen lehetőségeink vannak egy jól működő gyűjtőkosár létrehozására. A módszer kvintesszenciája viszont csak innen kezdődik: mi történik a gyűjtőkosárban lévő dolgokkal? Ha nem ürítjük azt folyamatosan, a feladatok, teendők újra visszakúsznak a fejünkbe (és ugyebár megbeszéltük, hogy nem ott van a legjobb helyük?!). Ugyancsak az előző lapszámban ígértem egy ábrát, melyet most a jobb oldalra be is hoztam (kedves grafikusunk segítségével). Javaslom a cikk hátralévő részében párhuzamosan haladj a szöveggel, kövesd az ábrán is a lépéseket.
Ürítsük ki…
… a gyűjtőkosarunkat, legalább kétszer hetente! Nyugi, ez nem azt jelenti, hogy minden teendőt végre is hajtunk. Azt jelenti, hogy minden tételt tisztázunk, mivel gyakran az sem teljesen egyértelmű, hogy mi maga a feladat. Miután tisztáztuk (ábrán: Mi is ez?), rögtön az a kérdés, hogy van-e egyáltalán teendő vele? Amennyiben nincs, minél hamarabb helyezzük át a Kukába (pl. felírjuk, hogy vásároljunk kenyeret, de idő közben ír a párunk, hogy már bevásárolt), vagy Pihentetendő anyagok közé (melyekkel később foglalkozunk), esetleg a Referenciaanyagok közé (szükség esetén kereshető tételek).
A módszer lelke: Mi a következő lépés?
Ez a feldolgozás kulcskérdése. Határozott döntést kell hoznunk, ami talán egyszerűnek tűnhet, de tapasztalataim alapján ez a pont igényel a legtöbb gyakorlást, hogy egyetlen teendőt se hagyjunk következő lépés nélkül. Hadd mutassam be egy rövid példával: a teendő a garázs kitakarítása. Igazából csak be kellene menni, rendet rakni és kisepregetni. No de nem, várjunk csak! Van ott egy óriási szovjet hűtő, amitől először meg kellene szabadulnunk. Megvan már, hogy mi az első lépés a garázs kitakarításában?
Tisztáztuk a teendőt?
Kiderült, hogy mindenképp foglalkoznunk kell a teendővel, haladjunk hát tovább az ábrán. Emlékszel még a 2 perces szabályra? Amennyiben hevesen keresni kezdted az első cikket, de nem találod, segítek: ha a teendő kevesebb mint 2 percet vesz igénybe, akkor azonnal végezzük el. Amennyiben ez egy hosszabb teendő, halasszuk el – és helyezzük a megfelelő listára (a következőkben erről is beszélünk majd) -, vagy delegáljuk, ha nem mi vagyunk a legalkalmasabb személy a végrehajtásra.
Aktuális ne feledd listánk:
- itt még ne állíts fel prioritást, mindig a legfelül lévőt dolgozd fel
- egyszerre csak egy tétellel foglalkozz
- a gyűjtőkosár egyirányú (vissza nem kerülhet oda semmi)
Boldogság és hatékonyság 3. | RENDSZEREZÉS
„Ó, de jó lett volna, ha ez korábban eszembe jut, amikor Budapesten jártam” – ismerős igaz? „De jó lett volna, ha ezt nem felejtem el, amikor a laptop előtt ülök.” Naponta előforduló élethelyzetek, mégis a legtöbbször úgy hisszük, hogy ezzel nincs mit kezdeni, az agyunk már csak ilyen. És valóban ilyen, de akkor miért bízzuk ezt rá?!
…mivel hiába jut eszünkbe a munkahelyünkön a garázsunk kitakarítása, elvégezni nem tudjuk, ezért szépen befészkeli magát a gondolataink közé (hacsak be nem rögzítjük a gyűjtőkosarunkba). Azért pedig, hogy a megfelelő helyen, térben és időben futhassunk össze újra a teendővel, szükséges rendszerezni és külön listára helyezni, címkével ellátni (vagy bármilyen más módon megkülönböztetni) például a helyhez kötődő feladatokat. Ugyanilyen megközelítést érdemelnek a különböző eszközigényű tevékenységek, mint például, amelyekhez laptop szükséges, esetleg papír, toll stb.
Miért rendszerezzünk?
A válasz egészen egyszerű: hogy a feladatot minél kevesebb energiabefektetéssel tudjuk elvégezni. Ez egész jól hangzik, ugye? Nézzük meg akkor gyakorlati oldalról is. Tegyük fel, hogy 10 perc üresjáratod van, te pedig egy annyira hatékony ember szeretnél lenni, aki még ezt az időt is jól akarja kihasználni. Az a 10 perc olyan sok mindenre azért nem elég, de arra éppen kiváló, hogy rápillants a teendőidre és kiválassz a „Telefon” listádról két betervezett telefonhívást, amit rögtön le is bonyolíthatsz. Nem kell azon gondolkodnod, hogy vajon mivel töltsd el az időt, hanem elég csak megnézned, milyen lehetőségeid állnak rendelkezésre az adott helyzetben. Megvan a fonal? Az agyadnak meglesz és kapod is rögtön az elvégzett feladatokért járó „dopamin-turmixodat”.
Nem szégyen a fáradtság
Én személyesen úgy alakítottam ki a GTD rendszerem, hogy az imént említett megközelítéseken túl nehézségi fokkal is elláttam a feladatokat, sőt, még olyan címkét is használok, mely az adott feladat szellemi energia-igényét is megjelöli. Valljuk be – én legalábbis bevallom alássan-, hogy nincs mindig kedvem, energiám bármely feladathoz. Ebben az esetben pedig vagy hagyjuk magunkat teljesen elkalandozni, vagy inkább választunk egy olyan feladatot, melyhez az éppen aktuális energiaszintünk is elégséges (ezeket nevezem én „Pihenős” feladatnak).
Remélem, most is sikerült olyan környezetben bemutatnom a GTD egy újabb alapkövét, melyből az jön át számodra, hogy ez nem egy bekeretezett, zárt rendszer. Nem a protokollok biztosítják a sikerességét, hanem az, hogy úgy alakítod ki, hogy az a leginkább passzoljon hozzád, a feladatkörödhöz, a tevékenységeidhez. A cél az, hogy a GTD téged szolgáljon.
